Tietosuoja ja tietosuojaselosteet
Tietosuoja Kangasniemen kunnan palveluissa
Henkilötietojen suoja on osa yksityisyydensuojaa, joka on kansalaisen perusoikeus. Digitaalisten palvelujen yleistyessä tietosuoja on myös asiakkaan luottamuksen perusedellytys ja palvelun laadun tae.
Henkilötietojen käsittelystä säädetään mm. EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa, asetusta täsmentävässä Tietosuojalaissa, Henkilötietolaissa, Julkisuuslaissa sekä useissa viranomaisen toimintaa säätelevissä erityislaeissa. Käsittelyn perusteena oleva lainsäädäntö määrittää myös sen, mitä oikeuksia rekisteröidyllä on suhteessa henkilötietojensa käsittelyyn.
Asiakirjajulkisuus
Tiedonhallintalain mukaisena tiedonhallintayksikkönä Kangasniemen kunnan on ylläpidettävä asiakirjajulkisuuden kuvausta. Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on antaa kuntalaisille ja hallinnon asiakkaille yleinen kuva siitä millaisia tietovarantoja kunnalla on ja miten ne liittyvät kunnan asiarekisteriin, millaisia tietoaineistoja tietovarannot sisältävät, missä tietojärjestelmissä tietoaineistot ovat ja kuka päättää tietojen antamisesta. Kuvaus sisältää myös esimerkkejä hakutekijöistä, joilla asiakirjoja tai niitä vastaavia tietoja voi hakea tietojärjestelmistä sekä tiedon, jos tietoaineistot ovat saatavilla avoimesti teknisten rajapintojen avulla.
Edellä mainitun lisäksi tämä kuvaus sisältää yleisiä ohjeita tietopyyntöjen tekemiseksi sekä tietoa kunnan päätearkistosta, asiakirjoista perittävistä maksuista ja tietojen käyttöön liittyvistä vastuista.
Asiakirjajulkisuuden kuvaus / Kangasniemen kunta
Määritelmät
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukkaan “henkilötiedolla” tarkoitetaan kaikkia tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön liittyviä tietoja; tunnistettavissa olevana pidetään luonnollista henkilöä, joka voidaan suoraan tai epäsuorasti tunnistaa erityisesti tunnistetietojen kuten nimen, henkilötunnuksen, sijaititiedon, verkkotunnistetietoja taikka yhden tai useamman hänelle tunnusomaisen fyysisen, fysiologisen, geneettisen, psyykkisen, taloudellisen, kulttuurillisen tai sosiaalisen tekijän perusteella. Henkilötiedon käsittelyn kohteena olevaa henkilöä kutsutaan nimellä “rekisteröity”.
“Käsittelyllä” tarkoitetaan toimintoa tai toimintoja, joita kohdistetaan henkilötietoihin tai henkilötietoja sisältäviin tietojoukkoihin joko automaattista tietojenkäsittelyä käyttäen tai manuaalisesti kuten tietojen keräämistä, tallentamista, järjestämistä, jäsentämistä, säilyttämistä, muokkamista tai muuttamista, hakua, kyselyä, käyttöä, tietojen luovuttamista siirtämällä, levittämällä tai asettamalla ne muutoin saataville, tietojen yhteensovittamista tai yhdistämistä, rajoittamista, poistamista tai tuhoamista.
Henkilötietojen käsittelyn periaatteet
Kunnan tuottamissa palveluissa henkilötietoja käsitellään lainmukaisesti ja rekisteröidyn kannalta läpinäkyvästi. Lainmukaisuus tarkoittaa sitä, että henkilötietoja kerätään vain tiettyä laillista tarkoitusta varten, eikä niitä saa käsitellä myöhemmin näiden tarkoitusten kanssa yhteensopimattomalla tavalla. Läpinäkyvyydellä tarkoitetaan sitä, että asiakkaalla on oikeus saada tietoa siitä, miten ja mitä tarkoitusta varten hänen henkilötietojaan käsitellään.
Mitä henkilötietoja kunnan palveluissa kerätään?
Yksilöintitietoja (nimi ja henkilötunnus) tarvitaan palvelun, laskujen ja viestinnän kohdentamiseksi juuri oikealle henkilölle. Eri palveuissa voidaan tarvita lisäksi myös muita yksilöintietoja, kuten kiinteistötunnus tai auton rekisteritunnus.
Yhteystietoja (kotiosoite, puhelinnumero, sähköposti) tarvitaan asiakkaan tavoittamiseen kaikissa palveluissa.
Joissain lakisääteisissä palveluissa käsitellään myös asiakkaan taloudellisia tietoja, esim. varhaiskasvatuksen asiakasmaksujen määrittämisessä.
Henkilötietojen tarkastuspyynnöt
Henkilötietojen käsittelyn tarkastuspyynnön voi tehdä sähköisellä lomakkeella, joka löytyy kunnan verkkosivuilta tästä:
Henkilötietojen tarkistuslomake
(Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen 2016/679 mukainen)
Tietosuojaan liittyvissä kysymyksissä ja henkilötietojen tarkastuspyyntöihin liittyvissä asioissa opastusta ja neuvontaa antaa kunnan tiedonhallintasihteeri ja tietosuojavastaava.
Tietosuojavastaavan yhteystiedot:
Puhelinnumero: 044 794 2228
Sähköposti: tietosuojavastaava@kangasniemi.fi