Viestintä ja markkinointi

Kangasniemen kunnan viestintästrategia:

Kangasniemen kunnan viestinnän pelisäännöt

Miksi viestimme?

Viestinnän perustana on kunnan toiminta-ajatus/missio
Aikaansaavuutta kuntalaisten hyväksi!

Lähtökohtana viestinnälle ovat kuntastrategian toteutumista tukevat toimintakulttuurin elementit:
• Sitoutuminen kunnan kehittämiseen
• Ketterä ja salliva kehittäminen
• Keskusteleva ja joustava päätöksentekokulttuuri
• Laaja-alainen ammatillinen osaaminen ja hyvä palvelu
• Kannustava ja motivoiva esimiestyö ja johtaminen

Viestinnän tavoitteet
• Kerrotaan, kampanjoidaan
• Osallistutaan, osallistetaan
• Palvellaan, neuvotaan

Kuka viestii?

• Kukin on vastuussa viestinnästä omassa toiminnassaan.
• Kunnan henkilöstö ja luottamushenkilöt viestivät kunnan äänellä ja/tai kunnan näkökulmasta.
• Viestiessä noudatetaan yhteisiä pelisääntöjä.

Eri toimijoilla erilaiset viestintäroolit

• Kunnanvaltuusto luo mahdollisuudet viestintään strategian ja hallintosäännön, sekä talousarvion avulla.
• Kunnanhallitus
  Linjaa viestinnän ja markkinoinnin toteutusta hyväksymällä viestintä-suunnitelman ja ohjeet. Vastaa viestinnästä ja päättää kunnan yleisistä tiedotusperiaatteista sekä vastuunjaosta toimielimissä.
• Kunnanjohtaja johtaa kunnan viestintää.
• Toimialajohtajat johtavat ja koordinoivat oman toimialansa viestintää.
• Viestintävastaava
  Itsenäinen asema viestinnän linjausten toteuttamisessa ja hoitaa käytännön viestinnän.
  Verkkosivujen ja someviestinnän päätoimittaja.
  Viestinnän suunnittelu jo asioiden valmistelun yhteydessä.
  Tukee muuta organisaatiota, kehittää ja koordinoi koko kunnan viestintää.
• Esimiehet
  Sisäisen viestinnän avainhenkilöitä, joiden toiminnassa korostuvat kasvokkain viestintä, läsnäolo ja vuorovaikutus.
  Linkki johdon ja henkilöstön välillä.
  Vastaavat oman yksikkönsä työyhteisöviestinnästä.
• Henkilöstö
  Viestintä kuuluu kaikille organisaation jäsenille.
  Jokainen työntekijä viestii omassa roolissaan.
• Luottamushenkilöt
  Luottamushenkilöiden rooli on tärkeä arvo-ja linjakeskusteluissa sekä avoimen viestintäilmapiirin aikaansaamisessa.
  Valmistelu- ja päätösviestinnässä on kuitenkin noudatettava suunnitelmallisuutta, korrektia ja yhtenäistä linjaa sekä lakeja. Poliittisten päättäjien rooliin kuuluu visiointi ja kommentointi heidän omasta näkökulmastaan.
  Toimivat työnantajanroolissa ja heidän toiminnallaan on merkitystä erityisesti henkilöstön motivoinnissa.
  Merkittävä toimija ja voimavara viestinnässä.
  Toimii myös vuorovaikutteisena viestintäkanavana kuntalaisten suuntaan.

Miten viestimme?

Eri kokonaisuuksista ja tehtäväalueilla viestimisessä huomioidaan eri asioita.

Viestintä jaetaan eri osioihin:
• Työyhteisöviestintä
• Valmistelu- ja päätöksentekoviestintä
• Palveluviestintä
• Muutosviestintä
• Mediaviestintä
• Markkinointiviestintä
• Kriisiviestintä

Valmistelu- ja päätöksenteko
• Valmisteluvaiheen yleistä viestintää edellyttävät erityisesti suuret muutokset ja kuntalaisten elämään laajasti vaikuttavat asiat, kuten palveluihin, palveluverkkoon, kaavoitukseen ja kunnan kehittämiseen liittyvät päätökset.
• Valmisteltavien asioiden ja päätösehdotusten viestinnän aloite pidetään omissa käsissä.
• Esityslistat, pöytäkirjat ja viranhaltijapäätökset julkaistaan kunnan internetsivuilla. Media ym. tarvittava tiedotetaan kokousten jälkeen mahdollisimman pian.
• Asioiden niin vaatiessa ja tullessa valmisteille on kuntalaisille annettava mahdollisuus kertoa mielipiteensä. Osallistumisen tavat valitaan niin, että kaikilla kuntalaisilla on mahdollisuus vaivattomasti ja vaikuttavasti käyttää niitä.
• Viestintä on osallistumiseen kannustavaa.

Muutosviestintä
• Muutostilanteessa viestinnällä pyritään saavuttamaan yhteisymmärrys muutoksen tarpeellisuudesta ja tavoitteista. Muutokseen ei sitouduta, jos sen syitä ei ymmärretä.
• Muutosviestinnällä vaikutetaan asenteisiin ja vakiintuneisiin ajattelutapoihin. Viestinnässä tulee ottaa huomioon ihmisten tunteet.
• Tiedottaminen ja viestintä alkaa jo muutosprosessin alkuvaiheessa, vaikka ratkaisuja ei vielä ole tehty.
• Kunnan ylin johto antaa muutokselle kasvot.
• Eri viestintäkanavia käytetään monipuolisesti, mutta kasvokkain viestintä palavereiden ja tiedotustilaisuuksien kautta on tärkeää.
• Muutoksen kokonaistavoite tulee pidetään esillä ja sitä selkeytetään, mutta myös toteutusvaiheessa eri osatavoitteet ja niiden toteutumisesta tiedottaminen on tärkeää.

Palveluviestintä
• Kuntalaisille tietoa toiminnasta, palveluista ja taloudesta käyttäen monipuolisesti eri kanavia: Kangasniemen Kunnallislehti, ilmoitustaulu, yleisötilaisuudet, media, kotisivut, palautteet ja sähköpostit, sekä sosiaalinen media.
• Asiakaspalvelu on viestintää tehokkaimmillaan: suora kontakti yksittäiseen kuntalaiseen hänen omista lähtökohdistaan. Jokainen kohtaaminen on asiakaspalvelua, jossa tarvitaan vuorovaikutustaitoja.
• Toimiva palveluviestintä auttaa yksittäisen kuntalaisen asiointia, edesauttaa yleisen viestinnän toteuttamista ja samalla luo myönteistä mainetta.
• Kunnan asiointipisteellä on merkittävä osuus asiakaspalvelussa, mm. monipuoliset valtionhallinnon avustavat palvelut

Markkinointiviestintä
Kunnasta ulospäin suuntautuvaa viestintää, jolla luodaan tunnettuutta ja kuntakuvaa sekä kerrotaan kunnasta ja sen palveluista.
Tavoitteet:
• Kunnan ja sen palveluiden tunnetuksi tekeminen ja lisääminen
• Positiivisen mielikuvan ylläpitäminen
• Uusien asukkaiden ja yritysten houkutteleminen
• Matkailun edistäminen
Sanoma välitetään kohderyhmälle sellaisen viestintävälineen avulla, jolla kohderyhmä tavoitetaan mahdollisimman kattavasti ja kustannustehokkaasti. Kohderyhminä kuntalaiset, kuntaan muuttavat, yritykset, vapaa-ajanasukkaat sekä matkailijat.

Mediaviestintä
Suuri osa kuntaa koskevista tiedoista välittyy kuntalaisille tiedotusvälineiden kautta. Median rooliin kuuluu tulkita ja havainnollistaa kunnan suunnitelmia ja päätöksiä. Etenkin paikalliset ja alueelliset tiedotusvälineet ovat usein vahvoja mielipidevaikuttajia seuduillaan. Media palvelee ennen kaikkea lukija- ja kuulijakuntaansa. Mediaviestinnässä huomioidaan viestinnän tasapuolisuus.
Mediaviestinnän välineitä:
• tiedotteet / uutiskirjeet / asiantuntija-artikkelit
• esityslistat ja pöytäkirjat
• tiedotus- ja taustatilaisuudet
• muut toimittajatapaamiset
• haastattelut
• kunnan verkkosivut
• sosiaalinen media

Kriisiviestintä
Varaudu ajoissa, reagoi nopeasti!
Puolustautumisen sijaan kannattaa olla aktiivisesti tarjoamassa ensimmäistä uutista. Jos kunta tuo kiusallisen asian itse julkisuuteen, se vähentää spekulaatioita ja viestinnän yksipuolisuutta. Tiedottaminen käynnistyy esimiehille ja toimivalle johdolle heti annettavasta tilannetiedotuksesta, jonka perusteella johto ja viestintävastaava päättävät tarvittavista toimenpiteistä ja johtoryhmän kokoontumisesta.

Kunnan viestinnän tehtävänä on tukea pelastusviranomaisten toimintaa, varmistaa oikean tiedon leviäminen ja tarjota medialle luotettava ja reaaliaikainen tilannetieto ja työskentelymahdollisuudet tilanteen sallimissa puitteissa.

Kunnan verkkosivuston rinnalle voidaan perustaa poikkeustilanteita varten yksinkertainen varasivu, joka latautuu nopeasti ja kestää tavallista suuremman kävijämäärän. Tekstiviestit, mobiililaitteet ja sosiaalinen media ovat kriisitilanteissa hyödyllisiä kanavia. Yhteystiedot ja verkostot on pidettävä ajan tasalla.

Kenelle viestimme?

Keskeisimmät kohde- ja sidosryhmät:

Kuntalaiset
Osallistetaan kuntalaisia ja jalkaudutaan kuntakuvaan.
Huomioidaan kunnan eri väestöryhmät ja yhteisöt.
Aktiivista ja reaaliaikaisuuteen pyrkivää keskustelua.

Matkailijat
Yhteistyössä yrittäjien ja tapahtumajärjestäjien kanssa luodaan paikkakunnasta houkuttele kohde, jossa toivotaan viipymistä pidempäänkin kaikkina vuodenaikoina.
Markkinoidaan kuntaa useiden eri kanavien kautta.

Elinkeinoelämä
Osallistetaan paikallisia yrityksiä, ja informoidaan erityisesti kunnan hallinnosta.

Vapaa-ajanasukkaat
Osallistetaan vapaa-ajanasukkaita mm. vuosittaisilla tapaamisilla ja erillisillä kohdennetuilla viesteillä.
Viestintäkanavina käytetään postituksia, sähköpostia ja Facebookin Kangasniemi-foorumia.

Missä viestimme?

Kunnan pääviestintäkanavat ja -välineet ovat kotisivut, sähköposti, Kangasniemen Kunnallislehti, ilmoitustaulu ja kunnan viralliset tilit Facebookissa, Instagramissa ja Twitterissä.
Tämän lisäksi kunta käyttää myös Facebook ryhmää Kangasniemi-foorumi. Kunnan eri hallintokunnilla ja viranhaltijoilla on omia työhön liittyviä sosiaalisen median tilejä, jotka omalta osaltaan täydentävät kokonaisviestintää, sekä tavoittavat omat asiakaskunnat.

Mitä kerromme?

Viestinnällä pyrimme kertomaa tarinaa ja välittämään sanomaa, josta heijastuu myös kuntamme upea historia. Vain viestien voimme vaikuttaa mielipiteisiin ja yhteiseen tahtotilaan saavuttaa kunnassa edelleen niin suuria kuin pieniä asioita.

” Kaikk´ yht´ ovat, ei eri ryhmiä, eri viisait´ ei, vaan tasatyhmiä.”

Otto Manninen

”Tieto, raha ja hymy täytyy panna kiertoon, että niistä olisi iloa. Panttaamalla ne eivät kasva korkoa.”

”Kun tietoa jaetaan, se jalostuu aina uudelle tasolle.”